Elektronische Signaturen im Personalwesen

Mitarbeiter unterschreiben Verträge, Nachträge und andere Dokumente elektronisch – auf dem Smartphone, bestätigt per SMS-Code. Kein Drucken, kein Scannen und kein Termin nur für eine Unterschrift.

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Dokumente bereit zur elektronischen Signatur in Stafio

9 von 10 HR-Dokumenten aus der Ferne unterschrieben, ohne eine einzige gedruckte Seite

Unterschrift auf dem Smartphone – der Mitarbeiter muss nicht vorbeikommen

Das unterschriebene Dokument bleibt in der Akte und beim Mitarbeiter

So funktioniert es

Wie wir elektronische Signaturen für Sie abwickeln

Unterschrift direkt in der App

Sie müssen sich nicht mit jeder Aushilfe für eine einzige Unterschrift treffen. Der Mitarbeiter öffnet das Dokument in der App, liest es und unterschreibt – wo auch immer er gerade ist.

Vertrag und Anlagen auf dem Smartphone unterschrieben
Der Mitarbeiter kann das Dokument vorher in Ruhe lesen
Das unterschriebene Dokument bleibt zum Download verfügbar

Dokument zum Ausfüllen und Unterschreiben auf dem Smartphone

Bestätigung per SMS-Code

Vor der Unterschrift prüfen wir, dass auf der anderen Seite die richtige Person ist. Der Bestätigungscode wird an die Telefonnummer aus der Mitarbeiterakte gesendet.

Zweistufige Verifizierung des Unterzeichners
Code an die Telefonnummer aus der Mitarbeiterakte
Das Verifizierungsprotokoll bleibt beim Dokument

Bestätigungsschritte: Dokument zur Unterschrift, SMS-Code, Bestätigung und Verifizierungsprotokoll

Alle Unterlagen, nicht nur der Vertrag

Senden Sie auch Nachträge, Haftungsvereinbarungen oder Sicherheitsunterweisungen zur elektronischen Unterschrift – an eine ganze Gruppe auf einmal.

Nachträge, Haftungsvereinbarungen und Unterweisungen
Massenversand zur Unterschrift
Übersicht, wer unterschrieben hat und wer nicht

Arten von Verträgen und Nachträgen, bereit zur Unterschrift

Ein nachvollziehbarer Nachweis für jedes Dokument

Stafio protokolliert jeden Schritt von Zustellung und Unterschrift, sodass Sie jederzeit belegen können, was wem wann zugestellt wurde. Unterschriebene Dokumente werden im System archiviert.

Zustellung von Dokumenten protokolliert und nachvollziehbar
Einfache elektronische Signatur für alltägliche HR-Dokumente
Unterschriebene Dokumente im System archiviert

Signaturumschläge mit Versand- und Unterschriftszeitpunkt

Signaturpads und biometrische Unterschrift

Wenn manche Personen in einer Filiale unterschreiben, binden Sie Stafio an elektronische Signaturpads an. Die Unterschrift geht direkt ins System, sodass auch dort kein Papier nötig ist.

Unterstützung elektronischer Signaturpads
Biometrische Unterschrift in der Filiale
Derselbe Nachweis wie bei der Fernunterschrift

Unterschrift in einer Filiale auf einem elektronischen Signaturpad

Ihre Dokumente, wohin Sie wollen

Über die offene REST API können Sie unterschriebene Dokumente in Ihrem eigenen Speicher oder Dokumentenmanagementsystem ablegen, wenn Sie sie auch außerhalb von Stafio brauchen.